Petits commerces locaux : comment choisir votre logiciel de gestion de caisse ?

Critère n° 1 : le secteur d’activité

En tant que propriétaire d’un petit commerce local, vous devrez investir dans un système de caisse adapté à votre activité. Si vous tenez une boutique spécialisée, comme une boutique de cigarette électronique, il est important de découvrir ce logiciel de caisse enregistreuse pour boutique de cigarette électronique, conçu pour répondre aux besoins spécifiques de ce secteur.

Le logiciel doit être en accord avec votre secteur d’activité et répondre à vos besoins. À titre d’exemple, si vous travaillez dans le domaine de la restauration, vous devrez vous équiper d’un logiciel qui vous donne la possibilité de gérer les encaissements mais aussi vos commandes et le plan de table. Des fonctionnalités peu utiles pour un boulanger ou un garagiste.

Autre exemple : une esthéticienne devra avoir la possibilité de gérer les prises de rendez-vous, les comptes fidélité et éventuellement les cartes cadeaux de ses clients. Vous devez donc bien vous renseigner avant de faire votre choix de logiciel de gestion de caisse.

Critère n° 2 : le respect des obligations

Cela peut paraître logique mais c’est surtout essentiel, votre logiciel doit respecter la règlementation française. Comme indiqué sur le site du ministère de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, « depuis le 1er janvier 2018, afin de lutter contre la fraude à la TVA, tous les professionnels assujettis à la TVA, enregistrant les paiements de leurs clients au moyen de l’un de ces logiciel ou système, sont tenus d’utiliser un matériel sécurisé et certifié ».

En tant que professionnel, vous êtes donc dans l’obligation d’utiliser un logiciel certifié NF525. Sachez que le certificat de conformité n’est pas fourni de manière automatique et que vous devrez en faire la demande auprès de votre fournisseur.

En cas de contrôle, vous devrez être en mesure de fournir ce certificat. Ce document prouve que votre logiciel respecte plusieurs conditions, de nouveau indiquées sur le site du ministère de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique : condition d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage. En cas de non-respect de cette obligation, vous vous exposez à une amende de 7 500 € par unité de saisie.

Critère n° 3 : la facilité d’utilisation

Face à vos clients, vous devez adopter une attitude professionnelle. C’est pour cette raison qu’il est fortement conseillé d’utiliser un logiciel de gestion simple à utiliser. Si vous perdez du temps pour encaisser des clients, ces derniers risquent de perdre patience et de ne plus franchir la porte de votre petit commerce local.

Selon un sondage, il est estimé qu’un client sur quatre renonce à un achat à cause d’une attente excessive en caisse. Préférez donc un logiciel que vous pourrez maîtriser rapidement avec des interfaces fluides et ergonomiques. Pensez également à vos potentiels employés. Si vous devez embaucher un stagiaire ou un saisonnier, il devra être capable de prendre en main le logiciel rapidement pour procéder aux encaissements.

En tant que petit commerce local, la satisfaction de vos clients est votre priorité. À vous de tout faire pour leur offrir une expérience sans fausse note.

Critère n° 4 : le prix du logiciel

Utiliser un logiciel de gestion de caisse représente un coût non négligeable pour votre petit commerce local. Attention, cela ne veut pas dire que vous devez arrêter votre choix sur un logiciel peu onéreux mais simplement que vous devez faire attention.

Un logiciel proposé à un prix attractif peut cacher des frais annexes, par exemple pour profiter de toutes les fonctionnalités ou pour procéder aux mises à jour.

Prenez le temps de bien vous renseigner pour éviter les mauvaises surprises et les frais qui s’accumulent. N’hésitez pas à comparer les tarifs et les options proposées par les différents logiciels susceptibles de vous convenir.

Critère n° 5 : la qualité des services

Le choix de votre logiciel de gestion de caisse repose également sur les services proposés par le fournisseur. Cette fois encore, c’est votre domaine d’activité qui déterminera les fonctionnalités les plus utiles pour vous.

Certains logiciels sont entièrement personnalisables et s’adaptent ainsi parfaitement à votre métier et surtout à vos besoins. Se familiariser avec un nouveau logiciel de gestion de caisse n’est pas toujours simple.

Pour ne pas perdre de temps et vous retrouver dans des situations délicates face à vos clients, privilégiez un fournisseur qui pourra vous guider par téléphone et vous conseiller en cas de problème. Une assistance technique est toujours la bienvenue. Enfin, ne faites pas l’impasse sur la sécurité des données de vos clients. En tant que propriétaire d’un petit commerce local, c’est l’une de vos priorités. Toutes les transactions doivent être réalisées avec une immense sécurité, notamment grâce à un système de verrouillage.

Pour bien choisir votre logiciel de gestion de caisse, vous devrez tenir compte de 5 critères principaux. Celui-ci doit être conforme avec la législation en vigueur, être facile d’utilisation, adapté à vos besoins et proposer des services en accord avec votre secteur d’activité. Un bon logiciel vous facilitera la gestion de votre commerce.