Vous rêvez d’agrandir votre équipe, de donner une nouvelle image à votre société ou encore de déménager pour conquérir une nouvelle clientèle ? Trouver le local idéal peut sembler être un parcours semé d’embûches, surtout quand on ne sait pas par où commencer. Dans cet article, nous allons explorer chaque étape essentielle pour réussir votre recherche de locaux.
De l’élaboration de votre cahier des charges à la signature du bail (ou à l’achat), en passant par les solutions de location alternatives, vous découvrirez ici tout ce qu’il faut savoir pour ne rien laisser au hasard.
Comment trouver des locaux pour votre entreprise ?
Établir un cahier des charges précis
Avant de jeter votre dévolu sur un local, il est crucial de préciser, point par point, les besoins réels de votre entreprise. Pourquoi déménager ? Comment choisir la surface adaptée à vos équipes ? Quel budget allouer ? Cette première étape vous servira de fil conducteur tout au long de votre démarche.
Identifier le contexte et le motif
Votre entreprise cherche-t-elle plus d’espace pour héberger une équipe grandissante ? Vos bureaux manquent-ils de modernité ou d’accessibilité ? Avez-vous besoin d’une meilleure zone de chalandise pour attirer davantage de clients ?
Répondre à ces questions vous permettra de préciser vos critères prioritaires : localisation, style du bâtiment, aménagement intérieur, etc.
Choisir la localisation idéale
La position géographique de vos futurs locaux peut avoir un impact majeur : accessibilité en transports en commun, zones de stationnement, proximité des fournisseurs, présence de services de proximité (écoles, commerces, restaurants)… Réfléchissez également à l’empreinte carbone de votre entreprise : un emplacement proche de vos clients et partenaires peut considérablement réduire vos coûts et votre impact écologique.
Préciser l’aménagement
Souhaitez-vous un open space, un bureau cloisonné ou un espace de coworking ? Avez-vous besoin de salles de réunion, d’une cuisine commune ou même d’une salle de sport ? Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises misent sur des environnements de travail flexibles et chaleureux pour favoriser la collaboration et le bien-être.
depuis 2015, tout bâtiment recevant du public doit être accessible aux personnes à mobilité réduite (PMR). Prenez en compte ces normes lors de votre sélection.
Déterminer la surface nécessaire
Pour éviter de vous retrouver à l’étroit ou, au contraire, de payer pour des mètres carrés inutilisés, évaluez la surface dont vous avez réellement besoin. Vous pouvez vous fier à quelques indicateurs :
- Environ 6 m² par personne pour un open space ;
- Environ 12 m² par personne dans des bureaux fermés ;
- 3 m² par collaborateur pour les salles de réunion ;
- 20 à 25 % de la surface totale pour les espaces de circulation et les annexes (sanitaires, locaux techniques…).
prévoyez une marge de croissance si vous anticipez de nouvelles embauches.
Budgétiser le projet
« Pour une entreprise, l’immobilier représente généralement la deuxième dépense la plus importante après les salaires. »
Pour les entreprises lançant leur activité, la location semble davantage adaptée, car elle représente un engagement financier moins important.
Songez aux charges annexes : eau, électricité, gaz, taxe foncière, ordures ménagères, entretien. Demandez au propriétaire un récapitulatif des charges des années précédentes afin d’établir une estimation fiable.
Louer ou acheter : comprendre les avantages et inconvénients
Une fois vos besoins clarifiés, se pose la question de l’achat ou de la location. Chacune de ces options présente des avantages et des inconvénients qu’il est important de prendre en compte.
Les avantages de la location
Louer votre local professionnel est particulièrement adapté si votre entreprise démarre ou si vous souhaitez conserver une certaine flexibilité. Le bail commercial (dit « 3 6 9 ») ou le bail professionnel (pour les professions libérales) vous engage sur une durée plus ou moins longue, mais vous permet de changer de lieu sans vous retrouver propriétaire d’un immeuble difficile à revendre.
lors de la signature d’un bail, vous pouvez négocier plusieurs clauses, comme le montant du dépôt de garantie ou la possibilité de sous-louer une partie de vos bureaux. Veillez aussi à bien comprendre les conditions de révision du loyer.
Les bénéfices de l’achat
Devenir propriétaire de vos locaux d’entreprise implique un investissement important, mais présente aussi des avantages notables : vous constituez un patrimoine, réalisez des travaux d’aménagement en toute liberté et renforcez la valeur de votre entreprise.
Autre possibilité : créer une SCI (Société Civile Immobilière) et louer le bien à votre propre entreprise. Cela peut être un moyen efficace de sécuriser votre patrimoine et de vous garantir des revenus réguliers via le loyer.
Le crédit-bail immobilier
Si vous souhaitez un compromis entre l’achat et la location, vous pouvez opter pour le crédit-bail. Dans ce système, un tiers (généralement une banque) achète le local et vous le loue sous forme de loyers mensuels. À la fin du contrat, vous avez la possibilité de racheter le bien ou de le restituer.
Où chercher et comment dénicher la perle rare ?
Vous avez défini vos besoins et choisi entre location ou achat ? Place à la recherche. Plusieurs canaux sont à votre disposition pour trouver le local professionnel adéquat.
Les annonces en ligne et en agence
Consultez les sites dédiés comme Leboncoin, PJR Immo etc, il en hésite de nombreux et n’hésitez pas à créer des alertes e-mail pour être averti en temps réel des nouvelles offres. Les agences immobilières spécialisées dans l’immobilier d’entreprise possèdent également de nombreuses propositions et peuvent vous accompagner sur les aspects juridiques et fiscaux.
Les structures institutionnelles
Rapprochez-vous des mairies ou des collectivités locales : certaines tiennent à jour des listings de locaux vacants ou de projets d’urbanisme. Les chambres de commerce et d’industrie (CCI) ou les chambres de métiers peuvent aussi vous orienter vers des offres adaptées à votre secteur.
Bouche-à-oreille et visites de terrain
Parlez de votre recherche autour de vous, activez votre réseau : le bouche-à-oreille demeure l’une des méthodes les plus efficaces pour dénicher des opportunités. Enfin, n’hésitez pas à faire des repérages sur le terrain. Vous pourriez repérer des panneaux « À vendre » ou « À louer » qui ne figurent pas encore sur les plateformes en ligne.
Les solutions alternatives : coworking, pépinières, etc.
de nombreux espaces de coworking voient le jour, particulièrement adaptés aux jeunes entreprises et aux startups. Les pépinières ou incubateurs offrent une solution d’hébergement temporaire avec des coûts réduits et des services mutualisés (accès Internet, salles de réunion, conseils juridiques, etc.).
Vous trouverez aussi des magasins éphémères ou « pop-up stores » utiles pour tester un concept de vente au détail, ou des boutiques à l’essai soutenues par certaines municipalités afin de revitaliser les centres-villes.
Préparer un dossier solide et négocier le contrat
Avant de déposer officiellement votre candidature, assurez-vous d’avoir réuni tous les documents qui prouvent votre sérieux financier et la viabilité de votre projet.
Les documents indispensables
- Une pièce d’identité du dirigeant ou de la dirigeante ;
- L’extrait K-bis de votre entreprise ;
- Vos derniers bilans et comptes de résultat ;
- Un justificatif de domicile (taxe foncière, quittance de loyer) ;
- Le cas échéant, un justificatif d’apport ou une lettre de recommandation bancaire (pour un achat).
Rédigez également une lettre de motivation pour présenter votre projet, expliquer pourquoi vous désirez ces locaux et mettre en avant votre sérieux.
Savoir négocier les clauses essentielles
avant de signer un bail commercial, prenez connaissance du règlement de copropriété si le bien se situe dans un immeuble. Vous devez vous assurer que votre activité puisse s’y exercer sans contrainte.
Concernant la négociation :
- Le loyer : il peut être ajusté selon le prix du marché ;
- Le dépôt de garantie : négociez son montant, car il n’existe pas de plafond légal ;
- La clause de remise en état : si elle est trop stricte, elle peut vous coûter très cher au moment de la sortie ;
- La clause de garantie solidaire : tâchez de la faire supprimer ou limiter dans le temps pour éviter d’être responsable des loyers impayés d’un futur locataire après une cession du bail.
Visiter les locaux et valider les derniers détails
Vous avez repéré un local qui semble idéal ? Il est temps de le visiter attentivement.
Les vérifications à ne pas omettre
Avant de signer, posez un maximum de questions au propriétaire ou à l’agence immobilière :
- L’isolation thermique et phonique ;
- La mise en conformité avec les normes de sécurité et d’accessibilité ;
- La fibre optique : est-elle disponible ? ;
- Les travaux à prévoir ou à la charge du propriétaire ;
- L’état du parking ou du système d’accès (badges, vigik…).
faire appel à un expert (architecte, diagnostiqueur) peut s’avérer judicieux pour éviter les mauvaises surprises.
Sécuriser et aménager vos futurs bureaux
Une fois le bail signé ou l’achat finalisé, place aux démarches administratives et à l’organisation du déménagement.
Souscrire les assurances obligatoires
N’oubliez pas d’assurer vos locaux. Une multirisque professionnelle couvrira les dommages liés aux incendies, aux dégâts des eaux ou au vandalisme, tandis qu’une assurance responsabilité civile professionnelle protégera votre entreprise en cas d’accident de vos clients ou de vos collaborateurs sur place.
Aménagement et équipements
Il vous faudra aménager les espaces pour rendre vos bureaux à la fois pratiques et agréables. Pensez aux postes de travail, à la décoration, à l’ergonomie (chaises, bureaux), mais aussi aux espaces de convivialité (cuisine, salle de repos, coin détente). Le confort de vos équipes est un élément déterminant pour leur productivité et leur satisfaction.
Organiser le déménagement
commencez vos préparatifs plusieurs mois à l’avance pour éviter le stress de dernière minute. Transférez vos contrats (internet, électricité) et signalez votre changement d’adresse auprès de votre réseau de partenaires et de vos clients.
FAQ
1. Quelle surface faut-il prévoir par collaborateur ?
Cela dépend de l’organisation de l’espace : en open space, on compte généralement 6 m² par personne, tandis que dans des bureaux cloisonnés, il peut être nécessaire de prévoir 12 m² par salarié. Pensez aussi à 3 m² pour chaque collaborateur si vous disposez de salles de réunion, sans oublier 20 à 25 % de la surface totale pour les espaces de circulation.
2. Faut-il acheter ou louer quand on débute ?
Si vous lancez votre activité, la location est souvent plus adaptée : elle représente un engagement financier moins important et offre davantage de flexibilité en cas de déménagement futur. L’achat peut être envisagé si votre entreprise est stable et que vous souhaitez vous constituer un patrimoine.
3. Comment financer l’achat d’un local professionnel ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous : emprunt bancaire, Société Civile Immobilière (SCI) ou encore crédit-bail immobilier. Dans ce dernier cas, un établissement financier achète le local et vous le loue sous forme de mensualités, avec une option d’achat à la fin du contrat.
4. Quelles clauses négocier dans un bail commercial ?
Vous pouvez négocier le montant du loyer, le dépôt de garantie ainsi que la clause de remise en état. Faites attention à la clause de garantie solidaire qui peut vous engager au-delà de votre période de location si elle n’est pas supprimée ou encadrée.
5. Quelles alternatives pour un local de courte durée ?
Si vous cherchez une solution flexible, vous pouvez opter pour un espace de coworking, une pépinière d’entreprises, un incubateur ou encore un magasin éphémère (pop-up store) pour les activités commerciales ponctuelles.
6. Quels services peuvent proposer les centres d’affaires et de domiciliation ?
Ils mettent à disposition des bureaux équipés (ligne téléphonique, internet), des salles de réunion, parfois même des prestations de secrétariat. Ils offrent aussi la possibilité de domicilier officiellement votre entreprise à leur adresse.
7. Comment gérer le déménagement sans interrompre l’activité ?
Planifiez en détail : faites un rétroplanning, coordonnez les prestataires, anticipez la mise en place des services internet et téléphone. Communiquez également sur votre nouvelle adresse auprès de vos clients et partenaires plusieurs semaines à l’avance.
8. Peut-on sous-louer une partie de ses bureaux ?
Oui, si le bail l’autorise ou si vous obtenez l’accord écrit du propriétaire. Cette pratique peut aider à réduire vos coûts si vous n’occupez pas la totalité de la surface louée.
9. Quelles assurances sont obligatoires pour les locaux professionnels ?
Au minimum, vous devrez souscrire une multirisque professionnelle couvrant les incendies, dégâts des eaux, vols et actes de vandalisme. Ajoutez-y une assurance responsabilité civile professionnelle et, si nécessaire, une perte d’exploitation pour couvrir vos revenus en cas de sinistre majeur.
10. Quel est l’intérêt d’une boutique à l’essai ?
La boutique à l’essai est particulièrement adaptée aux jeunes commerçants qui souhaitent tester leur concept sur une durée courte. Souvent soutenues par les municipalités, ces initiatives permettent de limiter les risques financiers (loyer réduit, bail de 6 mois renouvelable une fois).
11. Peut-on trouver un local sans passer par les annonces internet ?
Absolument ! N’hésitez pas à parcourir physiquement les quartiers qui vous intéressent et à vérifier sur place si des panneaux « À louer » ou « À vendre » sont affichés. Le bouche-à-oreille et votre réseau professionnel peuvent également dénicher des offres avant qu’elles ne soient publiées.